2 Antes del evento

1Fecha, hora y duración

La duración es la pieza que casi nadie llena y la que hace todo el trabajo: con ella la app sabe qué horas ocupa el evento y detecta si choca con otro. Si la dejas vacía, cuenta 2 horas. Una boda de seis horas puesta como dos no avisará de choques reales.

2Ubicación del evento

Dónde es. Un solo campo, y acepta las dos formas: la dirección escrita a mano («Hacienda San Gabriel, Cuernavaca») o el enlace que copiaste de Google Maps. En los dos casos se vuelve pulsable y abre el mapa en otra pestaña — con la dirección lo busca, con el enlace va directo. Sale también en la tarjeta del evento con 📍, y viaja dentro del archivo de «+ Calendario», así que el día del evento tienes la ruta a un toque desde tu propio calendario.

3Responsable y equipo de trabajo

El responsable es quien cubre el evento; el equipo de trabajo es el resto de las personas, cada una con su rol. Las dos listas salen de tus colaboradores: «+ Agregar» (junto a Responsable) da de alta uno nuevo sin salir del formulario y queda disponible también para el equipo de trabajo y los siguientes eventos. Para editarlos o borrarlos, ve a Preferencias → Colaboradores; los roles sugeridos salen de Preferencias → Roles del equipo de trabajo. Se dice «equipo de trabajo» para no confundirlo con el equipo fotográfico.

4Estado

Tres: «Por confirmar» para el prospecto, «Confirmado» para el trabajo cerrado, «No concretado» para el que no se dio. Al firmar un contrato como Reservado o Liquidado, el evento pasa a «Confirmado» solo. Para marcarlo «Confirmado» a mano hace falta el nombre del cliente; en «Por confirmar» es opcional, para que puedas apartar una fecha antes de saberlo.

5Cobro

Tres botones que marcas tú… salvo que haya un contrato ligado. Ahí se ven apagados y no se pueden pulsar: manda el contrato. Está explicado completo en 2.4.

6Avisarme antes

Aquí hay que ser claro: la app NO te manda ese recordatorio por correo. Lo que hace es escribirlo dentro del archivo de calendario cuando pulsas «+ Calendario», para que sea tu calendario —Google, Outlook, el del teléfono— el que te avise. Si nunca exportas el evento, ese aviso no llega a ningún lado.

Guardar evento

Dónde

Abajo del formulario, a la derecha.

Qué hace

Crea el evento o guarda los cambios.

Reglas

Se niega a guardar en tres casos: sin título, sin fecha, o con un choque de horario que no hayas autorizado. El mensaje te dice cuál de los tres es.

Ver evento

Dónde

En la tarjeta de cada evento, y al tocarlo en el calendario.

Qué hace

Abre la ficha del evento en modo lectura: se ve todo, no se toca nada.

Reglas

Es a propósito: entrar a mirar un dato no debería poder cambiarlo sin querer. Para modificarlo, el botón «Editar» está abajo, dentro de la misma ficha — ahí se encienden los campos. La ficha se reparte en tres columnas (el cliente, el equipo de trabajo, y el estado con el cobro y la nota) para que quepa sin bajar; en el teléfono se apilan una tras otra.

Borrar

Dónde

Abajo a la izquierda de la ficha, tanto al verla como al editarla — pero nunca en la tarjeta del tablero. Al crear un evento nuevo, en su lugar está «Cancelar».

Qué hace

Elimina el evento.

Reglas

Pide confirmación en el mismo sitio: el botón se convierte en «Confirmar» y hay que pulsarlo otra vez. No borra la galería ni el contrato ligados, si los hubiera.

+ Calendario

Dónde

En la tarjeta del evento, y solo en los «Confirmado». Un evento por confirmar no lo trae: la fecha todavía puede moverse, y lo que se exporta es una foto fija.

Qué hace

Descarga un archivo .ics con el evento, que abres en tu calendario. Se llama «Cliente · Evento» —el nombre de tu cliente por delante, que es lo que se alcanza a leer en la franja estrecha de un calendario semanal— y dentro lleva el tipo de evento, el teléfono y el correo de tu cliente, y tu nota.

Reglas

Es una foto del momento, no una sincronización: si después cambias la fecha en la app, el evento de tu calendario no se entera. Tendrías que exportarlo otra vez. Ahí viajan el recordatorio de «Avisarme antes» y la ubicación, para que tu calendario te avise y te lleve al mapa, y el evento dura lo que dijiste en «Duración». El correo de tu cliente va escrito como dato, NO como invitado: exportar el evento nunca le manda nada a nadie.

Desligar contrato

Dónde

Bajo los botones de cobro, y solo cuando hay un contrato ligado a ese evento.

Qué hace

Corta la liga con el contrato y te devuelve el control manual del cobro.

Reglas

No borra el contrato — solo deja de mandar sobre el cobro de este evento. Pide confirmación. Sirve para cuando ligaste el contrato al evento equivocado.

1El estatus de la cotización

Cuatro: Borrador, Enviada, Aceptada y Rechazada. La única que mueve algo fuera es «Rechazada»: si la cotización está ligada a un evento, ese evento pasa a «No concretado» en la agenda. Se puede reactivar después, y entonces vuelve a Borrador.

2Vincular con un evento de la Agenda

Opcional, pero es la pieza que engancha todo. El selector empieza en «Ninguno». Al elegir un evento, la cotización toma de él el nombre del cliente, su correo, su WhatsApp, la fecha y el tipo — lo que el evento tenga — y el contrato que salga de ella heredará esos datos y la liga, que es por donde después viaja el cobro. Solo llena lo que está vacío: lo que ya escribiste no se pisa. Si cambias a otro evento, se reemplaza lo que había puesto el anterior; con «Ninguno» se quita, para que lo captures a mano. Lo que corregiste a mano se queda. Sin liga, cotización y agenda quedan como dos cosas sueltas.

3Paquete del catálogo

Elegir uno lo vuelca como concepto de la cotización, con su precio, y trae su equipo de trabajo y —si las notas están vacías— lo que incluye. Para eso sirve tenerlos armados en Preferencias: cotizar pasa de escribir a elegir y ajustar. Si cambias a otro paquete, se reemplaza lo que había puesto el anterior; con «Elegir un paquete del catálogo…» se quita todo eso. Los conceptos y notas que escribiste a mano se quedan. El «×» de la línea del paquete también lo quita, con su equipo y sus notas.

4Conceptos y totales

Cada renglón es concepto, cantidad y precio. El subtotal y el total se calculan solos, y el descuento se resta del subtotal. Puedes agregar los renglones que quieras.

5Vigencia (días)

Cuántos días vale la cotización. Se imprime en el PDF como fecha límite; es lo que evita que te acepten en marzo un precio que pusiste en agosto.

6Enviar por correo · Descargar PDF

Dónde

Abajo del editor, pero solo después de guardar la cotización por primera vez. En una cotización nueva sin guardar, esos botones no están.

Qué hace

Genera el PDF con tu marca y tus datos bancarios (con su QR), y lo manda al correo del cliente o te lo descarga.

Reglas

Toman lo que está EN PANTALLA, no lo último guardado: el PDF refleja lo que ves aunque no hayas pulsado Guardar. Enviar exige que el cliente tenga un correo válido; si falta o está mal escrito, te lo dice y no manda nada. Re-enviable las veces que quieras.

7Aceptación del cliente

Al marcar la casilla, la cotización pasa a «Aceptada» y recién entonces aparece en Contratos, lista para generar el contrato. Puedes registrar la fecha y la firma del cliente (dibujada o subida como imagen); la firma es opcional y viaja al contrato.

Guardar cotización

Dónde

Abajo a la derecha.

Qué hace

Crea o actualiza la cotización, y le asigna su folio COT-#### la primera vez.

Reglas

Está deshabilitado mientras el nombre del cliente esté vacío — es el único campo obligatorio. Si el correo está mal escrito, tampoco guarda.

Generar contrato

Dónde

Arriba de la pestaña Contratos, junto a cada cotización aceptada. Si no ves ninguna, es que ninguna cotización está marcada como aceptada todavía.

Qué hace

Abre el editor de contrato precargado con todo lo de esa cotización: nombre, correo, WhatsApp, fecha y tipo del cliente, montos, paquete y el evento ligado.

Reglas

Una cotización desaparece de esa lista en cuanto tiene su contrato. El contrato hereda también el tipo de evento, que es lo que decide qué secciones se muestran: la cobertura por bloques y los dos nombres de protagonistas solo salen en bodas y eventos sociales. Los datos se copian al GENERARLO: si después cambias la cotización, el contrato no se actualiza solo. Y al revés, guardar el contrato llena en el evento el nombre, el teléfono y el correo que le falten, sin tocar lo que el evento ya tenía.

Guardar contrato

Dónde

Abajo del editor.

Qué hace

Crea o actualiza el contrato, con folio CON-#### la primera vez, y de paso mueve el evento de la agenda.

Reglas

Lo único que bloquea el guardado es la fecha del evento. Otros campos (días de entrega, vigencia de galería, anticipo, viáticos…) se marcan con un asterisco rojo si los dejas vacíos, pero no impiden guardar. Al guardar te dice explícitamente si movió la agenda: «Guardado ✓ · evento de la agenda: Confirmado».

Borrar cotizaciones y contratos

Dónde

En la lista de la pestaña Cotizaciones o Contratos, el botón «Borrar» a la derecha de cada una.

Qué hace

Pide confirmación («¿Borrar COT-0003? No se puede deshacer.») y la borra junto con su firma guardada. Útil para no acumular cotizaciones de prospectos que no firmaron.

Reglas

Una cotización que ya tiene contrato no se puede borrar: el contrato nace de ella. Los contratos solo se borran en «Borrador»; uno reservado o liquidado es un compromiso con el cliente. Los folios no se reutilizan: si borras la COT-0003, la siguiente sigue siendo COT-0004. Borrar no toca el evento de la agenda: si el prospecto no firmó, márcalo «No concretado» o bórralo ahí.

Firmar contrato

Dónde

En la sección «Tu firma (EL PRESTADOR)», y solo después de guardar el contrato.

Qué hace

Abre un cuadro para dibujar tu firma o subirla como imagen.

Reglas

Si registras tu firma en Preferencias, se usa sola en todos tus contratos y no necesitas este botón. Firmar aquí solo aplica a este contrato en particular y pisa a la del perfil.

Español / Inglés

Dónde

Arriba del editor, y solo con plan Estudio.

Qué hace

Cambia el idioma del documento del cliente, incluidas las cláusulas.

Reglas

Solo cambia las cláusulas si no las has tocado. Si ya las editaste, respeta tu texto y te avisa cuando quedaron en un idioma distinto al del resto del documento — hay que traducirlas a mano. Si no las has tocado, conserva el machote que tenías: un contrato con el machote General no vuelve al de Boda por cambiar de idioma.

Datos del contrato · Cláusulas

Dónde

Las dos pestañas de arriba del editor. La de Cláusulas lleva el total, p. ej. «Cláusulas · 22».

Qué hace

«Datos del contrato» reúne el evento, las partes, el paquete y el cobro. «Cláusulas» reúne el texto legal, en las cuatro secciones que salen impresas.

Reglas

Cambiar de pestaña no pierde nada de lo que llevas escrito. Guardar funciona igual desde cualquiera de las dos.

Plantillas de cláusulas

Dónde

En la pestaña «Cláusulas», arriba, bajo el título «Plantillas de cláusulas para el contrato». Ahí está el desplegable «Plantillas de contrato», con «Borrar plantilla» a su lado; «Guardar como plantilla» está a la derecha del título.

Qué hace

Eliges una plantilla en el desplegable y se carga sola, sin pulsar nada más: las de la casa (Boda, General) y, aparte, «Mis plantillas». Trae el texto completo, pisando el que haya; una tuya trae también sus nombres de sección, y Boda y General traen los nuestros. Solo te pide confirmación si has editado el texto: si lo que tienes es una plantilla intacta, cambiar a otra no cuesta nada, porque la anterior sigue en el desplegable. «Guardar como plantilla» te pide un nombre y guarda lo que tienes ahora. Si partiste de una plantilla tuya, el nombre viene ya escrito. Si ese nombre es de una tuya, te avisa «Ya tienes «X»» y te recuerda que, si la reemplazas, el texto que tenía esa plantilla se pierde y no hay deshacer; si aceptas, la actualiza en vez de crear otra.

Reglas

Boda y General son de la casa y no se pueden borrar; tampoco puedes guardar una tuya con esos nombres, ni siquiera para reemplazarla. Las tuyas son solo tuyas, hasta 20, y se borran con «Borrar plantilla», que solo se activa cuando la que muestra el desplegable es tuya. Con las 20 llenas todavía puedes reemplazar una, pero no añadir otra. Reemplazar solo ocurre si lo aceptas en la pregunta; si cancelas, no se toca nada. La plantilla que tienes cargada ahora mismo es la que muestra el desplegable; si editas el texto pasa a decir «Texto editado», y volver a elegir una plantilla (incluso la misma) descarta tus cambios. El contrato nace ya con la que corresponde al tipo de evento (General, salvo boda), y las cláusulas de la casa son un ejemplo para que no arranques de cero: edítalas y deja las tuyas.

1La pastilla de cobro de la galería

Dónde

En la tarjeta de cada galería del panel, debajo del nombre. Está en las dos vistas, Catálogo y Lista.

Qué hace

En una galería suelta, cada clic la pasa al siguiente estado: Por cobrar → Anticipo recibido → Liquidado → y vuelve a empezar.

Reglas

Solo es un botón cuando la galería NO está ligada a un evento. Si la ligaste, la misma pastilla se ve igual pero no responde al clic: pasa el cursor por encima y te dice de dónde viene el dato. No hay confirmación — un clic de más te la deja en el estado siguiente, pero basta con seguir pulsando para dar la vuelta.

Los tres botones de cobro del evento

Dónde

En el formulario del evento, bajo «Estado».

Qué hace

Marcan el cobro de ese evento, y de la galería que tenga ligada.

Reglas

Se pulsan solo mientras el evento no tenga contrato. En cuanto guardas un contrato ligado a él —aunque sea en Borrador— se ven apagados y dejan de responder, con un aviso que dice que lo define el contrato.

Desligar contrato

Dónde

Bajo esos botones, y solo cuando hay un contrato ligado.

Qué hace

Corta la liga y te devuelve el control manual del cobro del evento.

Reglas

No borra el contrato: solo deja de mandar sobre este evento. Es la salida cuando ligaste el contrato al evento equivocado. Pide confirmación.